مهم­ترین مسئله در بودجه ­ریزی عملیاتی این است که ما به دنبال شناسایی عوامل تشکیل دهنده هزینه می­باشیم. ضمن اینکه اصلی­ترین وظیفه برای دستگاه­های اجرایی در این نوع بودجه ­ریزی، تعیین واحد حجم کار ‌می‌باشد و اگر واحد حجم کار به­درستی تعیین نگردد، امکان استخراج هزینه تمام شده وجود ندارد. برای مثال واحد حجم کار یک دانشکده، کلاس درس و یک درمانگاه اورژانس، آمبولانس و یک بیمارستان، بیمار سرپائی و بستری شده ‌می‌باشد . استخراج قیمت تمام شده یک فعالیت یا طرح و ارزیابی اقتصادی آن ها با بهره گرفتن از ابزارهای موجود، نظیر تحلیل هزینه – فایده از چگونگی تخصیص منابع بین فعالیت­های مختلف، دو وجه مشخصه بودجه عملیاتی می­باشند (یوسفی نژاد، ۱۳۸۶).

حسن آبادی و ‌نجارصراف(۱۳۸۶) بودجه ­ریزی عملیاتی را نوعی سیستم برنامه­ ریزی، هزینه­یابی و ارزیابی تلقی ‌می‌کنند که بر رابطه بودجه هزینه شده و نتایج مورد انتظار تأکید می­ورزد. ‌بنابرین‏ تعریف، درچهارچوب بودجه ­ریزی عملیاتی بخش­های مختلف اداری بر اساس استانداردهای مشخص تحت عنوان شاخص­ های عملکرد پاسخگو هستند و مدیران در تعیین شیوه نیل به نتایج از اختیار عمل بیشتری برخوردارند. جان مرکر(۲۰۰۲) بیان می­دارد که بودجه عملیاتی تلفیقی است از برنامه عملکرد سالانه و بودجه سالانه که ارتباط این سطوح بودجه­ای یک برنامه را با نتایج مورد انتظار از آن برنامه نشان می­دهد. این بودجه نشان می­دهد که هزینه دستیابی به یک هدف یا مجموعه­ا­ی از اهداف باید سطح معین و مشخصی داشته باشد.

آذر (کنفرانس بین‌المللی بودجه ریزی عملیاتی،۱۳۸۶) بودجه ریزی عملیاتی را عاملی می­داند که برنامه های استراتژیک را به برنامه ­های عملیاتی گره می­زند به طوری­که بتوان منبعی به نام پول را به شکل بهینه اختصاص داد.

ستانده یا پیامد؟

موج اول بودجه ­ریزی عملیاتی که در سال ۱۹۴۳ آغاز شد توجه سیستم­های بودجه ­ریزی را از ورودی­ ها به ستانده­ها معطوف ساخت اما موج دوم بودجه ­ریزی عملیاتی که در دهه ۱۹۹۰ این روش بودجه ­ریزی را احیا کرد پا را از این نیز فراتر نهاد و پیامدها را نیز در نظام­های بودجه ­ریزی لحاظ کرد(Kong,2005).

در موج دوم بودجه ­ریزی بر مبنای عملکرد اصطلاحی است که به سیستم­های متمرکز بر ستانده­ها و نیز پیامدها اشاره دارد. ویژگی­های مطلوب این دو مفهوم در جدول ۱ آورده شده است. در حال حاضر بر سر تمرکز بر ستانده­ها یا پیامدها به عنوان تاثیر ستانده­ها بحث وجود دارد. این بحث در دو سطح مطرح می­ شود. نخست این­که مشکلات عملی آشکاری در اندازه ­گیری وجود دارد. اغلب اندازه ­گیری پیامدها (مانند امنیت ملی بیشتر) به طور مستقیم دشوار ‌می‌باشد یا این­که پیامدها پیچیده هستند مانند حالتی که ارتباط­های درونی بین برنامه­ ها و زیربرنامه­های مختلف وجود دارد. دوم این­اینکه در یک سطح بالاتر ‌در مورد جوابگویی بحث وجود دارد. مدیران باید در مقابل چه چیزی پاسخگو باشند؟ در عمل ستانده آن چیزی است که سازمان می ­تواند بر آن اعمال کنترل کند، اما پیامد نهایی اغلب توسط عوامل بیرونی تعیین می­ شود که ماهیتی غیرقابل پیش ­بینی دارند. همچنین پیامدهای مشاهده شده را ‌می‌توان به شیوه ­های گوناگون تعبیر و تفسیر کرد(دیموند، ۲۰۰۵)^[۹].

جدول ۲-۲ ویژگی­های مطلوب ستانده­ها و پیامدها (دیموند، ۲۰۰۵)

ویژگی­های مطلوب ستانده­ها

• • باید محصول یا خدمتی باشد که به افراد یا سازمان­ های خارج از مؤسسه‌ ارائه می­ شود.

• • باید به وضوح قابل شناسایی و توصیف باشد.

• • باید به منظور استفاده نهایی تولید شود نه این­که در یک فرایند داخلی استفاده شود یا یک ستانده میانی باشد.

• • باید در دستیابی به پیامدهای برنامه­ ریزی شده نقش داشته­باشد.

• • باید تحت کنترل مستقیم یا غیرمستقیم سازمان باشد.

• • باید بتواند درمورد عملکرد، قیمت، کیفیت و کمیت اطلاعاتی به دست دهد.

• باید اطلاعاتی به دست دهد که پایه­ای برای مقایسه­های عملکرد در طول زمان یا با دیگر ارائه­دهندگان بالفعل یا بالقوه باشد.

ویژگی­های مطلوب پیامدها

• • باید به اندازه کافی اولویت­ها و اهداف دولت را منعکس کند.

• • باید بیانگر تاثیر بر جامعه باشد.

• • باید متمایز از استراتژی­ های سازمان باشد. پیامدها به تحقق استراتژی­ها کمک ‌می‌کنند.

• • بایدبه وضوح گروه ­های هدف را شناسایی کند.

• • باید در یک چارچوب زمانی معین تحقق یابد.

• • باید نظارت بر آن امکان­ پذیر باشد و موفقیت آن قابل ارزیابی باشد.

• • باید امکان شناسایی ارتباط­های علّی بین ستانده­های سازمان و پیامدها وجود داشته باشد.

• باید تعریف آن واضح باشد تا بتوان به آسانی آن را به خارج از سازمان گزارش داد.

۲-۱-۲-۵-۶-۲ الزمات بودجه ­ریزی­ عملیاتی

برای اینکه بودجه ریزی بر مبنای عملکرد به هدف های خود دست یابد لازم است تا ملاحظاتی هنگام اجرای آن لحاظ شود. به بیان دیگر پیاده سازی بودجه ­ریزی بر مبنای عملکرد( بودجه ­ریزی عملیاتی) به الزامات خاصی نیاز دارد که در صورت فراهم نبودن الزامات مذکور همواره احتمال شکست در پیاده سازی بودجه ­ریزی بر مبنای عملکرد وجود دارد. خانم امیرخانی(امیرخانی ۱۳۸۹) برخی از مهم­ترین الزامات بودجه ­ریزی بر مبنای عملکرد را این گونه بیان می‌کند:

1. قوانین و مقررات

قوانین و مقررات بودجه­ای تعییین کننده چگونگی اتخاذ و گزارش تصمیم های مرتبط با هزینه هستند. پاره­ای از مقررات از قبیل جامعیت و سالانه بودن، از زمان ظهور بودجه ­ریزی مدرن که بیش از یک قرن از آن می­گذرد، مورد پذیرش قرار ‌گرفته‌اند. بعضی از آن­ها محصول دوره ­های اخیر هستند.